OKbase v Connect Group: Přechod na moderní HR řešení byl snadný a rychlý
Společnost Connect Group N.V., s centrálou v Belgii a pobočkami po celém světě (Rumunsko, Španělsko, Mexiko, Čína), se rozhodla pro zásadní změnu ve svém HR systému v české pobočce a jako ideální nástroj si k tomu vybrala HR řešení OKbase.
Proč právě OKbase?
Hana Vejborová, HR Business Partner ve společnosti Connect Group Kladno, vysvětluje: „Chtěli jsme přejít na nový, lepší systém, který pokryje agendu personalistiky i mezd a umožní nám řešit věci digitálně a co nejvíc automatizovaně. Dříve jsme paralelně využívali 2 systémy, což bylo velmi nepraktické a komplikovalo nám to život.“
Počáteční výběr probíhal opravdu důkladně. „Poptala jsem řadu firem, abych viděla, jak situace na trhu vypadá, jak různé systémy fungují a jaké jsou možnosti napojení na systémy třetích stran. Pamatuji si, že u OKbase jsem byla už od začátku nadšená, když nám váš obchodník vysvětloval a ukazoval, co toto řešení umí, hodně mě do systému vtáhnul. Bejzka naplnila všechny naše základní požadavky a její prostředí nám od prvního okamžiku připadalo příjemné, přesně tak, jak jsme si představovali.“
Při výběru nového systému kladli v Connect Group důraz na několik klíčových aspektů:
- Poměr ceny a kvality: Systém musel nabízet široké spektrum funkcí v oblasti HR za rozumnou cenu.
- Komunikace s dalšími systémy: Jedním z nejdůležitějších kritérií byla schopnost komunikace s dalšími systémy prostřednictvím REST API. To bylo klíčové pro propojení s novým docházkovým systémem a budoucím korporátním HRIS.
- Uživatelská přívětivost: Systém musel být intuitivní a snadno ovladatelný jak pro klíčové uživatele, tak pro běžné zaměstnance. Aby se v něm dalo rychle zorientovat, zadávání dat bylo jednoduché, logické a bez jakýchkoliv záludností.
- Rychlost nasazení: S výběrem začali na přelomu května a června 2024 a zpracovávat mzdy v OKbase potřebovali už od ledna 2025.
Jaký byl průběh implementace?
Přechod na OKbase proběhl hladce. „Spolupráce byla nastavená velmi efektivně a projekt běžel jako po drátkách,“ říká Hana Vejborová. „Neměli jsme moc času. Potřebovali jsme rychle vykopnout koncept, schválit ho a začít s implementací. Měli jsme náročný podzim, ale všechno jsme zvládli – implementaci, zaškolení a duplicitní zpracování mezd s naší externí mzdovou účtárnou. Musím nás všechny pochválit – konzultanty, projekťáky a jednoznačně i mé kolegyně, že jsme byli schopni bejzku nakrmit daty a spustit v termínu, který jsme si řekli. Všichni k tomu přistupovali velmi profesionálně. Ač to bylo náročné období a byl to obrovský nápor nových informací, že z toho měl člověk hlavu jako kolo štěstí, tak za sebe zpětně hodnotím, že ve výsledku byl právě tento přístup nejlepší, hodně hektický podzim za to stál.“
Zaskočilo vás v průběhu implementace něco?
„Spíše bych řekla, že mě zaskočilo, že mě nic nezaskočilo,“ usmívá se Hana Vejborová. „Očekávala jsem, že narazíme na nějaký bod, kdy zjistíme, že takto to nepůjde. Ale nic takového se doposud nestalo. Vždycky se našlo řešení, jak to udělat. Podle mě bylo důležité, obzvlášť v počáteční fázi, dodržovat naplánované termíny jednotlivých kroků, a pokud vznikly otázky či nejasnosti, řešit je hned. Když jsme si nebyli čímkoliv jistí, hned jsme se ptali.“
„Ale vlastně ano, něco mě překvapilo – jaké množství možností systém OKbase nabízí a jak je otevřený. Mám už podobných HR systémů za sebou víc a doposud jsem v žádném takové možnosti neměla. Uživatelé s alespoň základními IT dovednostmi si mohou spoustu věcí nastavit sami, což je skvělé,“ dodává.
Jaké jsou první reakce zaměstnanců?
„Řekla bych, že dobré. Postupně změny vstřebávají. V našem závodě máme cca 220 zaměstnanců, kteří jsou už navyklí na fungování v prostředí webové/mobilní aplikace. Před několika měsíci jsme implementovali nový docházkový systém, to nám pomohlo,“ vysvětluje Hana Vejborová.
HR oddělení navíc připravilo pro zaměstnance speciální kampaň, kterou po ukončení implementace vložili do OKbase a všem rozeslali. „Vysvětlili jsme v ní, proč bejzku máme, jak se do ní přihlásí, a požádali je, aby si zkontrolovali své osobní údaje. Pokud našli chybu, měli tam hned i návod, jak přejít na uživatelský formulář, kde si mohli zažádat o opravu. Začali jsme poměrně jednoduše, abychom je nezahltili. Postupně zpracováváme a přidáváme informace o další funkcionalitách, které můžou využívat. Jednoduché návody s nimi sdílíme přes nástroj Microsoft Sway, protože odkaz dokáže otevřít i zaměstnanec ve výrobě. Teď už využívají uživatelské formuláře (UFO), elektronické zpracování pracovních cest, knihy jízd, žádosti o vzdělávání a hodnocení zaměstnanců.“
Co se vám v OKbase nejvíce líbí, co jste před tím neměli?
„To je opravdu těžký výběr. Hodně se mi líbí modul Vzdělávání, protože s ním můžeme konečně řešit polyvalenci, což je důležité ve výrobě – tedy sledovat úroveň odborné kvalifikace. Je snadno využitelný pro celou firmu a můžeme v něm organizovat vzdělávací akce, spravovat periodická školení a upomínky, a mnoho dalšího. Zaměstnanci se můžou na školení sami přihlašovat, přičemž jejich vedoucím o tom přijde informace a mohou ze své pozice rozhodnout, zda je toto školení pro konkrétního člena týmu žádoucí. I vedoucí mohou do bejzky vkládat své požadavky na školení podřízených a následně se požadavek překlopí do plánu vzdělávání,“ vyzdvihuje jeden z modulů OKbase Hana Vejborová.
Jaké jsou plány do budoucna?
V Connect Group plánují další rozvoj systému OKbase a těší se na využívání dalších funkcionalit, jako je například elektronické podepisování pracovněprávních dokumentů. „Po hektickém začátku začneme využívat další funkcionality, které bejzka obsahuje. Příští rok už budeme dělat digitálně i žádosti o roční zúčtování daní nebo potvrzení o zdanitelných příjmech, tak to bude prima,“ uzavírá Hana Vejborová.
Zajímají vás zkušenosti s OKbase z dalších zavedených firem? Podívejte se na další úspěšné příběhy:
z výrobní firmy Toyoda Gosei Czech
z mezinárodní výrobní firmy Carborundum Electrite
nebo top služby Rohlik.cz - video + přednáška o tom, jak postupně své HR digitalizovali.
Další aktuality