Nástroje OKbase pro paperless workflow HR dokumentů

Digitalizované HR procesy zrychlují a usnadňují přístup k důležitým dokumentům a informacím. Výrazně zvyšují bezpečnost dat a umožňují flexibilní práci odkudkoliv. Jejich zavedení oceníte jak na mzdovém a personálním, tak i vaši zaměstnanci a management.

Podívejme se společně na vybrané nástroje OKbase, které k digitalizaci HR procesů potřebujete. Aktuálně je díky nim možné řešit paperless už přes 50 typů dokumentů (výplatní lístky nepočítáme) a postupně přidáváme další scénáře.   

1/ Evidence souhlasů

Svůj souhlas může zaměstnanec udílet přímo v OKbase prostřednictvím tlačítek. Příklady:

• Souhlas se směrnicí
• Souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR)
• Souhlas s doručováním dokumentů elektronickou cestou
• Souhlas se srážkami ze mzdy za Multisport kartu nebo na penzijní pojištění
• Souhlas s dohodou o výkonu práce z domova
• a mnohé další 

Jak to funguje? HR oddělení vytvoří zprávu, kterou pošle vybranému okruhu lidí. Zaměstnancům se zpráva zobrazí přímo v OKbase, případně je link přesměruje na dokument umístěný např. na intranetu. Zaměstnanec pak jen klikne na tlačítko Potvrdit/Odmítnout a je hotovo. Odpověď je zaznamenaná auditovatelnou elektronickou systémovou stopou.

2/ Uživatelské formuláře (UFO)

Jak to funguje? Vše, co zaměstnanec dříve posílal e-mailem, poštou, vzkazoval přes svého vedoucího, vyřizoval telefonicky nebo osobně u vás na personálním, může odeslat přes formulář v OKbase. Ten ho provede náležitostmi, co kde vyplnit podle příslušného typu dokumentu a připomene mu i postup (například, že je nutné doložit nějaký dokument). Na HR došlé informace zkontrolujete a potvrdíte přenos dat do systému. Pokud něco chybí nebo je špatně zadáno, vrátíte formulář přes OKbase zaměstnanci k úpravě či doplnění. Vše proběhne bez zbytečného papírování či ručního přepisování. UFO může používat každá firma, která zpřístupnila webového klienta svým zaměstnancům.

Typické využití UFO je pro tyto scénáře:

• Hlášení změn v osobních údajích
• Přihlášení se ke slevám na dani
• Žádosti o různá potvrzení
• Žádost o benefity
• Žádost o pracovní pomůcky
• Přihláška k účasti na vzdělávání 
• Další

Pokud nabíráte často nové lidi, oceníte tzv. „anonymní“ UFO, přes který se dá vyplnit osobní dotazník. Je to efektivní a přitom zcela bezpečný způsob získání všech potřebných personálních údajů od budoucích zaměstnanců, kteří ještě nemají přihlašovací údaje do OKbase.

Jak to funguje? Pro každého jednotlivce systém vygeneruje speciální jednorázový kód s omezenou časovou platností, budoucí zaměstnanec zadá potřebné údaje, vybraná osoba (typicky vedoucí) může doplnit další informace a personalista (po kontrole dat) vše naimportuje přímo do evidence zaměstnanců. 

3/ Generování dokumentů a potvrzení pro zaměstnance              

Různé typy dokumentů, o které vás zaměstnanec žádá prostřednictvím uživatelského formuláře nebo které mu chcete z HR oddělení či mzdové účtárny předat, můžete generovat přímo v OKbase.

Příklady nejčastěji generovaných dokumentů:

• Zápočtový list
• Potvrzení o příjmu pro různé účely
• Potvrzení pro uplatnění nároku na daňové zvýhodnění
• Potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů na sociální či zdravotní pojištění atp.

4/ Digitální podpis

Dokument, který jste zvyklí vytvořit přes šablonu, můžete namísto do tiskárny poslat do předem nastaveného automatizovaného workflow pro digitální podpis.

Zaměstnanci/adresátovi i osobě/osobám oprávněným za vaši firmu podepisovat přijde do e-mailové schránky notifikace, že na ně čeká dokument k podpisu (nejprve jedné, a pak druhé straně tak, jak jste si určili). Obě strany ho mohou zkontrolovat, připomínkovat nebo vrátit autorovi dokument k úpravě, dokud se úplně neshodnou, aby ho mohli podepsat odpovídajícím digitálním podpisem. Dokument jde eventuálně i stornovat a místo něj vytvořit nový. Jakmile je kolečko hotové, přijde vám na HR upozornění, že je podepsaný dokument už uložený ve složce zaměstnance.

Kromě toho, že můžete podepisovat v jakoukoli denní dobu a odkudkoli, spočívá velká výhoda digitálního podpisu v tom, že lze dokumenty podepsat hromadně např. při plošné změně místa výkonu práce, navýšení mezd atp.  

Na detailní postup digitálního podepisování v OKbase při integraci aplikace OBELISK SP se můžete podívat v záznamu ze semináře Akademie digitální důvěry SEFIRA, kde náš konzultant Matěj Klír představuje celé řešení. 

Využíváte už také všechny tyto nástroje naplno? Kontaktujte svého OKbase obchodníka nebo nám napište okbase@oksystem.cz.

Společně probereme možnosti a přehled dokumentů připravených k digitalizaci, včetně obvyklého způsobu potvrzení/podpisu dokumentu (od jednoduché elektronické systémové stopy až po elektronické podepisování).