Jak si OKbase poradila s elektronizací dalších dávek nemocenského pojištění?

V týmu OKbase jsme pro své zákazníky připravili evidenci, která jim s nově nařízenými postupy pomůže. A dále budeme pracovat na vylepšování.

Od 1. ledna OČR a další ostatní nemocenské dávky pouze elektronicky

Ošetřovné, dlouhodobé ošetřovné a další ostatní dávky nemocenského pojištění by měly být vystavovány lékaři od začátku roku 2025 pouze elektronicky a lidé si od lékaře budou v určitých případech odnášet tzv. identifikátor, který budou dále muset předat svému zaměstnavateli.

Abychom to ulehčili mzdovým účetním, na které teď vlastně přešla významná část administrativy, a umožnili jim i nadále držet co nejvíce digitalizovaný proces předání informací mezi nimi, zaměstnancem a státem, přidali jsme novou evidenci těchto oznámení zaměstnance do systému.

Nechceme totiž, aby museli využívat e-mail nebo sms zprávy, pokud už jsou zvyklí maximum věcí vyřídit přímo v OKbase.

Jak zaměstnanec oznámí svému zaměstnavateli např. ošetřovné v roce 2025 pomocí OKbase? 

• Zaměstnanec má ve webovém klientovi v sekci Mzdové dokumenty dostupnou novou položku nazvanou "Oznámení čerpání dávky", kde může zadat novou nebo vidět své dříve žádané ostatní eDávky. Funkci budeme dále rozvíjet, ale už nyní vám pomůže s evidencí.

• Zaměstnanec přidá Nový záznam, vybere druh dávky a systém jej provede formulářem, který je pro každý typ dávky jiný. Jsou zde i kontroly vyplněných údajů a nápovědy.

• S žádostí může pomoci zaměstnanci personalista nebo mzdová účetní, lze ji pro zaměstnance zadat i v bohatém klientovi.

Co je třeba nejprve udělat na straně zaměstnavatele?

1. Administrátor systému: Nastavte práva zaměstnancům i mzdové účetní

2. Administrátor systému: Pro posílání nových hlášení přímo na ePortál ČSSZ proveďte potřebná nastavení

3. Mzdové účetní: Naučte se pracovat s evidencí eDávek a co je potřeba vyplňovat k jednotlivým žádostem, kterými jsou:

• ošetřovné
• dlouhodobé ošetřovné
• otcovská
• vyrovnávací příspěvek v mateřství
• peněžitá pomoc v mateřství
• nemocenské v ochranné lhůtě

Pro elektronickou komunikaci s ČSSZ ohledně těchto dalších dávek nemocenského pojištění nevznikla nová komunikace, ale bylo rozšířeno stávající hlášení NEMPRI.

K odeslaným hlášením je třeba si stahovat informace o výsledku zpracování a v případě chyby proces po opravě zopakovat.

Prostudujte si souhrnný návod eDávky

2. ledna jsme vydali a rozeslali podrobný dokument eDávky, který shrnuje aktuality kolem nových eDávek včetně podrobných popisů, jak to funguje, co máte dělat a příklady. Věříme, že zejména pro mzdové účetní bude v prvních měsících velmi nápomocný.

Tipy z dokumentu eDávky aneb na co nezapomenout

• U otcovské je nutné vždy exportovat současně Vznik i Ukončení.
• Mzdová účetní může “Oznámení o čerpání dávky” v bohatém klientovi smazat, resp. stornovat průběh. Zaměstnanci se oznámení nesmaže, jen se označí příznakem, že se neodesílá. Mzdová účetní může do poznámky uvést, proč zaměstnanec nemá nárok na dávku atd. Zaměstnanec může své oznámení smazat do té doby, dokud není odeslané. Poté už to možné není.
• Informace k dávce je možné dodatečně opravit, a to i u těch odeslaných. V takovém případě se může poslat opravné hlášení.

Časté dotazy k eDávkám v OKbase

Zde je několik opakujících se zákaznických dotazů včetně odpovědí na ně od naší podpory (uvádíme je i v dokumentu Informace k verzi 6.13.2 z minulého týdne):

Dotaz: Bude možnost, aby zaměstnanec na webu v oznámení oznámil nejen začátek, ale například u ošetřovného, kdy čerpal, kdy ukončil čerpání?

Odpověď: Tato možnost aktuálně není, ale plánujeme oznámení na webu rozšířit o oznámení trvání anebo ukončení čerpání dávky. Tato možnost bude implementována v některé z budoucích verzí a budete o  tom informováni v informacích k nové verzi pravděpodobně 6.15.1. (červen 2025).

Pouze upozorňujeme, že pro ošetřovné se hlásí konec podpůrčí doby, pokud ošetřovné trvá déle než 9 (16) dní, tak se hlásí trvání k 9. (16.) dni a ukončení se již nehlásí.

Dotaz: Plánujete možnost přenosu z eDávek k zaměstnanci – nepřítomnosti (tak jak se přenášejí neschopenky k zaměstnancům ve vyúčtování)?

Odpověď: Tento přenos neplánujeme. Evidenci eDávek nelze srovnávat s evidencí eNeschopenek. V eDávkách je často evidován pouze vznik nároku na dávku (ale již ne ukončení), a např. u ošetřovného je zde evidováno pouze čerpání dávky nemocenského pojištění (podpůrčí doba) a ne celá doba, kdy je zaměstnanec nepřítomen v zaměstnání.

Doporučujeme zadávat mzdové složky do evidence Náhrady a nepřítomnosti tak jako dosud.

Dotaz: Při vyplňování na webu, jestli by šlo, aby se nabízeli rodinní příslušníci, co jsou zadaní v OKbase?

Odpověď: Ano, toto by mělo být v  budoucnu možné. Tato možnost bude implementována v některé z budoucích verzí a budete o tom informováni v informacích k nové verzi pravděpodobně 6.14.1 (duben 2025).

Dotaz: Je možné odesílat hlášení na ČSSZ přímo z OKbase?

Odpověď: Ano, tato možnost je. Je třeba mít aktivovaný modul ČSSZ ePodání. Pokud tento modul nemáte, kontaktujte naši podporu.

Dotaz: Poslala jsem oznámení eDávky (NEMPRI25), musím ještě poslat přílohu k žádosti o dávku (NEMPRI).

Odpověď: Pro eDávky se od roku 2025 odesílá pouze hlášení Oznámení zaměstnavatele o žádosti o dávku. Toto oznámení obsahuje i všechny informace z přílohy k žádosti o dávku. Příloha k žádosti o dávku se neodesílá.

Dotaz: Jak vyplnit ukončení a nástup zaměstnance do práce u otcovské, aby kontroly na ČSSZ proběhly bez chyby?

Odpověď ze stránek ČSSZ: „Údaj, kdy zaměstnanec opětovně zahájil výkon zaměstnání, je nepovinný a zaměstnavatel jej vyplňuje pouze v případě, že zaměstnanec nastoupil do zaměstnání poslední den podpůrčí doby, např. u otcovské 14. den, tzn. zaměstnanec nastoupil na otcovskou dne 1. 1. 2025 a do zaměstnání nastoupil dne 14. 1. 2025, potom zaměstnavatel tento den uvede a uvede i počet odpracovaných hodin, např. odpracoval 4 hodiny a pracovní doba činila 8 hodin, pokud by nastoupil do zaměstnání až 15. 1. 2025 nebo později (popř. zaměstnání skončilo), tak se údaj o zahájení výkonu zaměstnání neuvádí. Pozn.: pokud by byl v rámci personálního SW tento údaj nastavený jako povinný, tak by zaměstnavatel vyplnil např. nástup do zaměstnání 15. 1. 2025 a zaměstnanec odpracoval 8 hodin, přičemž pracovní doba také činila 8 hodin."

Bohužel, k dnešnímu dni neexistují všeobecné zásady k vyplnění oznámení o žádosti o dávku. ČSSZ je připravuje. Budou zveřejněny pravděpodobně zde: https://eportal.cssz.cz/web/portal/-/tiskopisy/nempri-2025.

Pro kontrolu, doplnění nebo odeslání podání můžete využít možnost načíst vytvořený XML soubor na ePortálu ČSSZ.

Doktor vystavil zaměstnanci OČR papírově...?

Podle informací na stránkách ČSSZ je dočasně připouštěna možnost, že v některých případech budou dávky vystavovány i papírově, viz článek  https://www.cssz.cz/web/cz/-/cssz-pripravila-digitalizaci-vsech-ostatnich-davek-nemocenskeho-pojisteni-ke-spusteni-od-1-1-2025.