Inovace v uživatelských sestavách typu hromadná korespondence

24. března 2024

Narazili jste při práci v OKbase na hlášku: „Podpora Hromadné korespondence bude výhledově ukončena, použijte Formulář ve Wordu“ a nejste si jisti, co dělat?

Upozornění, se kterým jste se mohli setkat při práci se sestavami v OKbase

OKbase dovoluje vytvářet uživatelské sestavy s využitím praktické technologie hromadné korespondence. Tato technologie však trpí na častou chybovost a přibývá případů, kdy zákazníkům nefunguje vůbec, zejména u nových MS Office. Proto OKbase nabízí lepší řešení.

Vyberte nový typ sestavy

OKbase technologii hromadné korespondence neopustí a bude ji podporovat, ale vyvinula si za ni vlastní náhradu, a to nový typ sestav nazvaný „Formulář ve Wordu“, který je nástrojem uvnitř OKbase a který kromě bezproblémového chodu přináší oproti hromadné korespondenci ještě další výhody:

Generování dokumentů – bude možné nejen spouštění sestav, ale i jejich automatické ukládání do OKbase jako přiložených souborů,
možnost spouštění z webového klienta,
možnost aktualizovat a dále rozvíjet funkce.

Převeďte si starší sestavy

Nejprve vám doporučujeme, abyste promazali nepoužívané sestavy. S následným převodem sestav ze staré technologie (hromadná korespondence) do nové, vám pomůže nově přidaný nástroj nazvaný „Převod z hromadné korespondence“. Správci sestav tuto volbu najdou v evidenci „Uživatelské sestavy“ pod ikonou s třemi tečkami.

Na následujícíh odkazech si můžete stáhnout návody s postupem převodu popsaným krok za krokem i seznámení se s prostředím sestav a šablon:

Návod 1 Převod sestavy z HK na typ Word – vše převedeno (PPT 18 MB https://file.oksystem.cz/index.php/s/HbMSkyOKlKglJdF)

pokyny k převodu, přípravné kroky a ukázka celého procesu převodu v případě, kdy dojde ke kompletnímu převodu
návod zahrnuje také porovnání obou typů šablony totožné sestavy v HK a sestavy typu Word

Návod 2 Převod sestavy z HK na typ Word – některé části se nepřevedly (PPT 24 MB https://file.oksystem.cz/index.php/s/gXq4XCAxo1092D7)

ukázka celého procesu převodu v případě, kdy OKbase upozorní, že ne vše bylo převedeno a co v takovém případě dělat.

Návod 3 Úvod do sestav (PPT 38 MB https://file.oksystem.cz/index.php/s/1ilYbvnXDCujaPm)

základní informace a ukázka, jak se založí nová sestava, včetně nahrání a úpravy šablony

Připravujeme: Návod 4: Pracovní smlouva

postup založení nové uživatelské sestavy, příprava šablony, její nahrání do OKbase a doplnění proměnných hodnot, spuštění sestavy a ukázka výsledků.

POZN: Není akutně nutné převod dělat hned, ale doporučujeme jej zvládnout do konce léta 2024. Technické podrobnosti změny jsme publikovali v prosinci 2023 v Informacích k verzi 6.9.1. (výňatek k tématu zde).

V případě, že budete potřebovat s převodem sestav ve vaší organizaci pomoci, obraťte se na naši technickou podporu nebo na svého obchodníka, ale upozorňujeme, že se bude jednat o placenou službu.