Evropské laserové centrum ELI ERIC využívá OKbase

Unikátní výzkumné centrum sídlící v Dolních Břežanech potřebuje pro svůj mezinárodní tým čítající aktuálně 350 zaměstnanců efektivní řešení pro správu HR procesů a docházky. OKbase používají úspěšně už osmým rokem a plánují funkce dále rozšiřovat.

Kdo jsou ELI ERIC?

ELI ERIC je evropské laserové centrum, kde mezinárodní tým vědců a vědkyň pracuje na nejintenzivnějších laserových systémech na světě. Jde o průkopnický výzkum v oblasti fyziky, materiálových věd, biomedicíny a laboratorní astrofyziky, který je součástí celosvětové vědecko-výzkumné organizace The Extreme Light Infrastructure ERIC. Jako největší vědecký projekt v historii ČR mají 350 zaměstnanců z více než 30 zemí, což přináší specifické výzvy pro jejich personální oddělení, zvláště když musí dodržovat přísná pravidla transparentnosti a přesného vykazování nákladů z veřejného financování.

Hledali proto HR řešení, které by jim usnadnilo administrativu, zefektivnilo procesy a urychlilo vykazování docházky. Před zavedením OKbase evidovali docházku a personalistiku v Excelu, což bylo celkově náročné a neefektivní.

Na úvod je třeba ještě podotknout, že implementace HR a docházkového modulu OKbase zde proběhla v roce 2016 a od té doby dochází k dalším aktualizacím.

Co od nového systému očekávali?

Ing. Lenka Černá, HR manažerka ELI Beamlines Facility (což je organizační jednotka ELI ERIC), popisuje specifické požadavky na nový HR systém: „Potřebovali jsme především mít všechno pohromadě, a ne v různých excelovských tabulkách, abychom mohli snadno vykazovat docházku, dělat přehledy a sestavy. Ty potřebujeme jak pro interní, tak pro externí účely. Vytváříme i různé výkazy práce podle reálné výše úvazku, podle zapojení na konkrétním projektu a dalších parametrů. Kromě vědecké komunity máme v naší instituci týmy techniků, inženýrů a administrativní pracovníky, ale také dohodáře a studenty.

Ve většině případů využíváme tzv. flexibilní pracovní dobu, ale některé týmy pracují formou 12hodinových směn. Zaměstnanci mohou fakticky být na pracovištích od 6 do 22 hodin. Evidence docházky v souladu se zákonem, evidování přesčasů a správný rozpad odpracovaných hodin na jednotlivá nákladová střediska včetně generování výkazů práce jsou pro nás extrémně důležité.“  

Hlavní požadavky tedy byly:

• Jednotný systém pro řízení docházky, personalistiky a dalších HR procesů, který by umožnil jejich snadnou správu.
• Detailní rozdělení odpracovaných hodin na jednotlivá nákladová střediska.
• Generování přesných výkazů práce kvůli financování z grantů a samozřejmě i k vykazování odpracovaných hodin dohodářů.

Jak se vám OKbase osvědčila v praxi?

„Přechod z manuálních tabulek na automatizovaný systém OKbase přinesl zásadní změnu ve způsobu, jakým teď ELI ERIC řídí své HR procesy, “ hodnotí Lenka Černá a pokračuje s hodnocením konkrétních funkcí OKbase:

Docházka

„Je skvělé, že OKbase dokáže rozdělovat uzavřenou docházku na projekty automaticky a je na ni spolehnutí, že jsou vždy zapracované všechny aktuální zákonné změny. Naše HR specialistka jen v systému nastaví pracovní dobu podle konkrétního úvazku a ostatní se řeší automaticky.“ 

Personalistika

„Veškeré potřebné údaje o zaměstnancích máme teď centralizované. Vedoucí zaměstnanci, kteří dříve neměli k dispozici žádný speciální nástroj, dostávali dříve informaci z HR. Nyní je OKbase nápomocná i pro ně – mají v ní na jednom místě sepsané například pracovní náplně podřízených, povinná i nepovinná školení, konce zkušební doby, termíny ukončení smluv a úvazků i další užitečné informace. Žádný důležitý termín zkrátka v ‚bejzce‘ nezůstane nepovšimnut, vedoucí mají o svých zaměstnancích perfektní přehled.“

Školení

„Hodně důležitá jsou pro nás školení. Máme všechny možné typy zaměstnanců, od vědeckých pracovníků, techniků pro správu budovy i v dílnách, IT a tak dále, a mnoho z nich musí absolvovat periodická povinná školení. Těch máme opravdu mnoho. Nyní máme vše přehledně evidované v OKbase – jaká školení a jak často jsou potřeba pro danou pozici. Zaměstnancům i jejich vedoucím také chodí notifikace, že platnost školení brzy skončí a je potřeba je obnovit. Stejně to funguje i pro zdravotní prohlídky. Naštěstí máme většinu zaměstnanců zařazených v kategorii nejnižších rizik, ale jsou i ti s vyššími riziky, kde jsou prohlídky potřeba častěji. OKbase to všechno sama ohlídá a upozorní nás.“

Organizační struktura

„Mně osobně práci hodně usnadňuje organizační struktura v OKbase. Nikde jinde ji tak snadno nevygeneruji a tady mám o zaměstnancích veškerá data na jednom místě. Zároveň jsem schopná si vygenerovat další sestavy týkající se třeba docházky. Snadno se mi dělá reporting a stejně snadno dostaneme z OKbase podklady, které potřebujeme pro zpracování mezd,“ uzavírá výčet možností Lenka Černá.

Jaké jsou vaše plány s OKbase do budoucna?

Systém se osvědčil natolik, že v ELI počítají postupně se zaváděním dalších funkcionalit. „Aktuálně nás zajímají především další možnosti digitalizace. Do blízké budoucnosti se těším, až budeme mít třeba Evidenci souhlasů, to je skvělá funkcionalita. Nebude pak nutné se zaměstnanci podepisovat nejrůznější formuláře. Místo toho jim přijde notifikace, že se mají s něčím seznámit (nejčastěji s nějakými interními dokumenty), a jakmile to udělají, potvrzení zůstane uložené přímo v OKbase.  Nebudu je tedy muset uhánět s papíry ani e-maily,“ vypráví nadšeně Lenka Černá.

Děkujeme za rozhovor a nasdílení zkušeností.

Ukázalo se, že OKbase dokáže dobře řešit personální potřeby i ve složitém mezinárodním prostředí, navíc financovaném z různých zdrojů. Personalisté potvrzují, že díky němu pracují efektivněji a bez chyb. Oni i zaměstnanci mají k dispozici moderní nástroj pro nezbytné personální úkony a mohou se lépe soustředit na jinou důležitou práci.