KOVONA SYSTEM je příkladem firmy, která se ani v tradičním průmyslovém sektoru nezalekla digitalizace interních procesů. Od roku 2020 využívají naše HR řešení OKbase jako klíčový nástroj pro optimalizaci a zjednodušení své každodenní agendy.
Popovídali jsme si s panem Radomírem Mikolášem, vedoucím personalistiky v KOVONĚ, abychom zjistili, jak po pěti letech hodnotí používání OKbase v jejich společnosti.
Co vás vlastně před lety přesvědčilo vybrat si právě OKbase?
Hledali jsme komplexní systém, který by odpovídal všem našim požadavkům. Dali jsme si jasné cíle: najít řešení, které by integrovalo docházku, personalistiku, mzdy, stravování a služební cesty do jednoho celku. Důležitý pro nás byl i SQL kompatibilní systém, který by fungoval v rámci naší společnosti a zároveň byl schopný se napojit na systém sesterských firem. V letech 2018–2019 jsme uspořádali výběrové řízení, v němž vyšlo najevo, že OKbase jako jedna z mála splňuje všechna naše kritéria.
Firma KOVONA SYSTEM a.s. s více než 600 zaměstnanci, 20letou historií a ročním obratem přibližně 2,5 miliardy korun se specializuje na velkosériovou kovovýrobu. Jejich výrobky slouží významným globálním společnostem v oblastech jako nábytek, automotive nebo elektrotechnika.
Jaké moduly OKbase využíváte?
Používáme hlavně moduly pro personalistiku, mzdy, docházku a stravování. To jsou klíčové oblasti, které nám OKbase pokrývá. Oceňujeme, že systém je značně otevřený a umožňuje vytvořit si na míru vlastní nastavení i propojení s aplikacemi třetích stran. Některé moduly zatím nevyužíváme, protože máme jiné řešení. Snadné propojení s Microsoft Dynamics NAV 365 a MS Power Apps nám hodně pomáhá. Zkušenější uživatelé si díky tomu mohou vytvářet vlastní interaktivní reporty a automatizovat některé rutinní činnosti.
Jak hodnotíte podporu a celkově spolupráci s týmem OKbase?
Je na velmi profesionální úrovni. Důležitá je pro nás nejen komunikace s hotline, ale i s „naším“ obchodníkem, který se o nás stará. Když máme nějaký nový požadavek, často se po konzultaci s ním ukáže, že buď už danou funkcionalitu máme a jen jsme ji nevyužívali, nebo je v plánu ji vyvinout. Je fajn, že systém se pořád rozvíjí a reaguje na novou legislativu i naše potřeby.
Jak konkrétně využívají OKbase vaši zaměstnanci?
Dostupnost OKbase ze strany zaměstnanců a vedoucích z různých zařízení a operačních systémů přes webovou samoobsluhu je pro nás zásadní. Zaměstnanci přistupují do systému nejčastěji ze svého mobilním telefonu, ale mohou se přihlašovat i z počítače, tabletu nebo terminálu. Všichni si sami elektronicky žádají o dovolenou, návštěvu lékaře, služební cestu, hlásí různé překážky v práci, objednávají stravu a sledují, jaké mají odběry z jídelních automatů, kontrolují si směny atd. Více než 90 % lidí posíláme výplatní pásky elektronicky, což samozřejmě šetří čas a eliminuje papírování.
Co byste doporučili ostatním jako „vychytávku“, kterou OKbase nabízí?
Kolegyně si hodně chválí ulehčení digitální komunikace s úřady přímo z OKbase, takže e-podání bych určitě vyzdvihnul. A za sebe bych uvedl registrační formulář (UFO), který zasíláme potenciálním zaměstnancům e-mailem. Právě díky němu se nám podařilo výrazně zefektivnit správu nových příchodů. Automatické přenesení osobních údajů z tohoto dotazníku do OKbase nám šetří obrovské množství času. Během 6 měsíců v roce 2024 jsme nabrali 70 nových zaměstnanců – dovedete si asi představit, kolik agendy je s tím spojené a jak moc je každá automatizace, která šetří čas, vítaná.
Jaké máte v tomto ohledu plány do budoucna?
Naším cílem je jednoznačně další etapa digitální transformace. Rádi bychom zavedli kompletní bezpapírovou personalistiku a mzdy, i když ze zkušenosti víme, že každá změna vyvolává u uživatelů velké emoce, než získají nové návyky. Dále plánujeme rozšířit integraci s náborem a vyřešit možnost elektronického podepisování smluv. Zajímá nás i nasazení AI v HR procesech, což vidíme jako další velký krok, který nás posune směrem k HR budoucnosti.
Zajímají vás zkušenosti s OKbase z dalších zavedených firem? Podívejte se na další úspěšné příběhy:
z výrobní firmy Toyoda Gosei Czech
nebo top služby Rohlik.cz - video + přednáška o tom, jak postupně své HR digitalizovali.
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
