Docházkové systémy

autor: Zdeněk Prokeš

Docházkové systémy

V praxi se setkáváme s různými nástroji na evidenci docházky. Od tužky a papíru přes různé excelovské tabulky až po vlastními silami naprogramované systémy pro záznam příchodů a odchodů. Postupným vývojem téměř každé společnosti však tento systém jednoho dne přestane stačit, a to především z důvodů časové náročnosti při zpracování takto nasbíraných dat. V tu chvíli přichází moment výběru docházkového systému, kterých je na trhu velké množství.

Ovšem v dnešní době již není docházkový systém jen terminál a čipové karty. Jsou na něj kladeny stále větší nároky. Hlavním trendem současnosti je co nejvíce přiblížit produkt koncovému uživateli. Především to pak platí pro docházkové systémy. S masovým rozšířením chytrých telefonů a tabletů se přímo nabízí možnost využití jejich potenciálu, který spočívá hlavně v tom, že jsou téměř vždy po ruce.

Posunujeme hranice

Webový přístup je dnes běžnou záležitostí, kterou by měl moderní docházkový systém nabízet. A tak není divu, že se výrobci těchto systémů snaží posunout svůj produkt blíže jeho uživatelům. Proto je hlavní snahou zpřístupnit co nejvíce funkcí z docházkového systému prostřednictvím mobilních zařízení jednotlivým uživatelům. Toto často využívají manažeři, kteří ocení možnost kontroly, evidované docházky svých podřízených a schvalování žádostí o dovolenou a jiných nepřítomností. Záznamy o docházce mohou být doplněny o GPS polohu.

Přístup prostřednictvím mobilního zařízení využívají také zaměstnanci, kteří jsou většinu svého času mimo pracoviště a díky mobilnímu přístupu si mohou jednoduše zaznamenat docházku s online propisem do systému, tedy tento údaj je okamžitě k dispozici. Dále pro žádosti o dovolenou a v případě provázanosti s personálním systémem i dalšími funkcemi. Samozřejmostí je v dnešní době funkcionalita nabízející zjištění stavu přítomných osob na pracovišti s přímou volbou telefonického kontaktu.

Nejen pro kanceláře

Tím ovšem možnosti spojení mobilních zařízení a docházkového systému nekončí. Například výrobní společnosti potřebují jednoduše a efektivně plánovat směny svým zaměstnancům, kteří pracují
i v nepřetržitých provozech. Nástroj v podobě tabletu nabízí velmi užitečný prostředek, který je možné mít stále s sebou a v případě potřeby velmi jednoduše operativně přeplánovat kapacity tak, aby nebyl ohrožen výrobní proces z důvodu nedostatku pracovníků. S tím navíc docházkový systém počítá a hlídá, aby byly jednotlivé směny obsazeny.

Vítaným pomocníkem právě pro plánování směn je vazba na naplánované nepřítomnosti. Díky barevnému grafickému propisu je na první pohled zřejmé, kdo je na daný den k dispozici a je možné mu směnu naplánovat. Hlídání zákonných přestávek a legislativy včetně upozorňování na nesoulad by mělo být samozřejmou součástí.

Výdaje pod kontrolou

Komplexnost docházkového systému doplňuje kontrola odpracované doby z pohledu vykazování na jednotlivé projekty či zakázky. Vazba na docházková data zabezpečí, aby nedošlo k rozdílu mezi odpracovanou a vykázanou dobou. To vše by mělo podléhat schvalovacím procesům, především z hlediska kontroly vykázané doby odpovědným pracovníkem. S tím souvisí následná vazba na mzdový modul, kde na základě odpracované doby na jednotlivých projektech dojde k dopočítání a rozdělení mzdových nákladů.

Vše v jednom

Současné docházkové systémy již zdaleka nenabízí jen evidenci odpracované doby. Aby obstály v konkurenčním prostředí, musí uživatelům nabídnout co nejširší funkčnost, od záznamu docházky přes plánování dovolených, směn, přesčasů a pohotovostí, až po výkaz práce na jednotlivé projekty, to vše při zachování velmi jednoduchého a přehledného ovládání. Docházkový systém OKbase nabízí navíc, díky společné datové základně s personálním a mzdovým systémem, plnou kompatibilitu mezi těmito agendami
a zaručuje tak jedinečné zadání údajů o zaměstnanci s následným propisem do všech modulů systému OKbase. Trendem je tedy vytvářet responzivní webové portály, které zaručí kompatibilitu s mobilními zařízeními a zároveň umožní využití plného potenciálu takto komplexního systému, jakým personálně mzdový systém OKbase je.

vyšlo v: IT Systems 3/2015

stáhnout PDF [3,4 MB]