10 let s OKbase: Společnost Carborundum sdílí své zkušenosti
Carborundum Electrite a. s., mezinárodní výrobní firma z Benátek nad Jizerou s dlouholetou tradicí, hledala efektivní HR řešení pro správu agendy svých 400 zaměstnanců. Našli ho v OKbase.
Právě specifika výrobního prostředí představují pro personální systémy značnou výzvu. V Carborundum Electrite jsou to různorodé pracovní poměry (stálí zaměstnanci, brigádníci, vězni), potřeba komplexních výpočtů produktivity práce, která ovlivňuje výpočet mezd, a schopnost detailního plánování směn (od jednosměnného až po nepřetržitý provoz).
Jaké zkušenosti má společnost Carborundum s více než 10letým využíváním HR řešení OKbase?
„Byli jsme jedna z prvních výrobních firem, kde byla OKbase implementovaná. Do té doby byla nastavená spíše pro office. Na začátku jsme řešili dost specifik a komplikací, které vyplývaly z našeho provozu, teď už máme nastavené vše, co potřebujeme,“ popisuje Vladimír Slušný, IT koordinátor.
Díky této spolupráci vznikla postupem času v OKbase řada nových funkcionalit šitých na míru právě výrobním firmám. Pro nové zákazníky jsou již tyto nástroje standardní součástí systému.
„Výchozí situace nebyla jednoduchá: na personální agendu jsme používali hned několik DOSovských systémů, a navíc bylo potřeba počítat s přísnými bezpečnostními protokoly. Naše mateřská společnost v Rakousku totiž spravuje celkem 12 firem po celém světě a softwarová bezpečnostní opatření jsou nastavena pro všechny jednotně a velmi striktně.“
Jak se dle vašich zkušeností systém adaptoval na podmínky výrobní firmy?
„OKbase se ukázala jako flexibilní nástroj, který se úspěšně přizpůsobil specifickým požadavkům naší firmy. Vyhovuje nám, že teď máme vše v jednom – nábor, personalistiku, docházku, mzdy a platy, uživatelské formuláře i stravování. Využíváme většinu modulů OKbase, od správy systému až po služební cesty. Zpracování řady procesů máme automatizované na denní nebo měsíční bázi.“
Carborundum Electrite vyrábí široký sortiment brusiva.
Které výhody OKbase jsou pro vás klíčové?
Správa více organizacív jednom systému „Spravujeme dvě organizace (výrobní Carborundum a obchodní Tyrolit), přičemž můžeme vyfiltrovat jednu nebo druhou, nebo pracovat přímo pod celým holdingem.“
Pokrytí specifických podmínek „Máme různé druhy pracovních poměrů. THP zaměstnanci pracují na jednu směnu, ve výrobě je dvousměnný, třísměnný i nepřetržitý provoz. Kromě stálých zaměstnanců u nás pracují brigádníci, agenturní zaměstnanci a zaměstnáváme i vězně, každá skupina má specifické podmínky.“
Snadné získání podkladů pro složité výpočty mezd Další specialitou v Carborundu je rotace pracovníků a přepočítání jejich efektivity na jednotlivá střediska. Odměny závisí na produktivitě celého střediska – výplatu jednotlivce a jeho měsíční i kvartální odměny ovlivní celý tým. „Pokud se středisku snižuje produktivita, musíme reagovat, pracovat s modulem evidence práce. Výše platu jednotlivce se odvíjí i od dalších ukazatelů –jestli se člověk zaučuje, zda má za sebou nějaká školení, jestli dělá někomu supervisora a tak dále. Máme složitý systém výpočtu mezd a prémií na měsíční i čtvrtletní bázi. Díky uživatelským sestavám v OKbase máme ale dokonalý přehled.“
Flexibilita systému Mohou si vytvářet vlastní sestavy přesně podle jejich požadavků. „Pro potřeby controllingu jsme si nechali nějaké sestavy i vytvořit na míru. Za deset let jsme se naučili se systémem pracovat natolik samostatně, že si spoustu úprav zvládneme udělat sami.“
Možnost efektivního plánování směn Systém osobních čísel je v CE svázaný s příslušnou pracovní náplní, kvalifikací a definicí, jakou práci může zaměstnanec zastávat nebo na kolik směn může pracovat. „Například brigádníci jsou označeni osobním číslem se sedmičkou na prvním místě, když je na začátku osmička, je to vězeň atd. Mistr tak hned vidí, o koho se jedná, jakou mu může dát směnu (například vězni dělají jenom na dvě směny) a podobně. To vše v bejzce přehledně vidíme.“
Intuitivní prostředí a uživatelská přívětivost Systém hodnotí všichni, kdo jej používají, jako velmi přehledný s příjemným uživatelským prostředím. „Například u každé žádosti zaměstnance je dobře viditelné workflow,v jaké fázi se nachází – zažádáno, schváleno, neschváleno, zrušeno. Vedoucí vidí přehledně na své „nástěnce“ základní informace o svých podřízených, například komu z nich vyprší platnost školení bezpečnosti práce, čerpání dovolené a další,“ hodnotí Slušný.
Snadný přístup pro zaměstnance Na terminálech, které jsou k dispozici na všech provozech, vidí každý zaměstnanec pod přiděleným osobním číslem svůj profil, aktuální stav docházky nebo čerpání dovolené. „Vypadá to jako maličkost, ale pro lidi ve výrobě, kteří nemají přístup k počítači ani možnost si v chytrém telefonu svá data zobrazit, je to hodně důležité,“ vysvětluje pan Slušný.
Spolehlivá uživatelská podpora Tu si chválí snad ze všeho nejvíc. „Komunikujeme jak s vývojáři, tak s obchodním oddělením. Jakmile si s něčím nevíme rady, zavoláme na hotline, kde nám vždy ochotně poradí. S uživatelskou podporou jsme spokojeni opravdu maximálně, jak ze strany IT, tak při zpracování mezd.“
Průběžný rozvoj systému „Líbí se nám, že se systém stále vyvíjí a vznikají nové funkce, které reagují nejen na změny v legislativě, ale i na naše aktuální požadavky.“
Co v Carborundu plánují se správou HR agendy do budoucna?
„Chtěli bychom převést OKbase do cloudu přímo pod správu OKsystemu. Nastavení přístupu ke třetím stranám bude pro nás z cloudu snadnější, přitom stále bezpečné, a aktualizace systému budou automatické. Rád bych komunikoval s Českou správou sociálního zabezpečení přímo z OKbase (pozn. autora rozhovoru – jedná se o funkci ePodání). Doufám, že se brzy dočkám doby, kdy budeme software jen užívat a s jeho provozem už nebudeme mít díky cloudu žádné další starosti,“ dodává na závěr Vladimír Slušný.
Zajímají vás zkušenosti s OKbase z dalších zavedených firem? Podívejte se na další úspěšné příběhy:
